Gmail: Πως να το οργανώσετε.

Έρευνες έχουν αποδείξει πως καθημερινά ένας επαγγελματίας δέχεται ένα βομβαρδισμό email στο inbox του. Τα περισσότερα από αυτά

Έρευνες έχουν αποδείξει πως καθημερινά ένας επαγγελματίας δέχεται ένα βομβαρδισμό email στο inbox του. Τα περισσότερα από αυτά τα email καταλήγουν στον κάδο διαγραφής. Υπάρχουν όμως και εκείνα τα emails που  απαιτούν την προσοχή σου. Άλλες φορές άμεσα και άλλες φορές έμμεσα. Έτσι, πχ κάποια αυτό αυτά τα email:

  • (Ή) χρειάζονται απάντηση το δυνατόν συντομότερο (ας τα ονομάσουμε «SOS»)

  • (Ή) περιμένεις απάντηση (ας τα ονομάσουμε «Περιμένω απάντηση»

  • (Ή) περιέχουν εργασίες που πρέπει να θυμηθείς να εκτελέσεις κάποια άλλη στιγμή (ας τα ονομάσουμε «Λίστα to do»)

  • (Ή) έχουν ενδιαφέρον περιεχόμενο, αλλά δεν έχεις τον χρόνο να τα διαβάσεις την συγκεκριμένη στιγμή (Ας τα ονομάσουμε «To read»).

Ακολουθώντας βήμα προς βήμα τον παρακάτω Οδηγό, θα είσαι σε θέση να οργανώσεις το Gmail σου με τέτοιο τρόπο, ώστε να μην σου ξεφεύγει τίποτε! Έτσι, όχι μόνο μπορείς να πετύχεις καλύτερη οργάνωση της δουλειάς σου, αλλά να καταφέρεις να εξοικονομήσεις και πολύ πολύτιμο χρόνο για σένα. Η όλη διαδικασία δεν διαρκεί πάνω από 10-15’. Απλά ακολούθησε προσεκτικά τις οδηγίες:

Βήμα 1                                                                                        

  • Πήγαινε στα Settings του Gmail σου (πατώντας στο γρανάζι που βρίσκεται επάνω δεξιά στην οθόνη σου και κλικάροντας Settings)

  • Πάτα Labs (θα τα βρεις στο οριζόντιο μενού, που βρίσκεται στην κορυφή της σελίδας Settings)

  • Στην ίδια σελίδα (Labs), πάτα «Enable» & ενεργοποίησε τα Multiple Inboxes

  • Στην ίδια σελίδα (Labs), πάτα «Enable» & ενεργοποίησε το «Right Side Chat»

  • Πήγαινε στο τέλος της ίδιας σελίδας (Labs) & αποθήκευσε τις αλλαγές, πατώντας «Save Changes»

Βήμα 2                                                                                         

  •  Αποθηκεύοντας τις αλλαγές που έκανες στο βήμα 1, ήδη το Gmail (λογικά) σε έχει ήδη επιστρέψει στην αρχική σελίδα του inbox σου.

  • Ξαναπήγαινε στα Settings του Gmail σου (πατώντας στο γρανάζι που βρίσκεται επάνω δεξιά στην οθόνη σου και κλικάροντας Settings)

  • Στην ίδια σελίδα (Settings) σκρόλαρε προς τα κάτω και βρες στο κάθετο μενού, το υπομενού Stars.

  •  Επέλεξε το preset των 4ων αστεριών (4 stars). Μετακινώντας το ποντίκι σου, επέλεξε τα σύμβολα που σε βολεύουν.

  • Αποθήκευσε τις αλλαγές (σκρολάροντας προς τα κάτω και πατώντας «save changes»)

Βήμα 3                                                                                         

  • Αποθηκεύοντας τις αλλαγές του βήματος 2, ήδη το Gmail (λογικά) σε έχει επιστρέψει στην αρχική σελίδα του inbox σου.

  • Πήγαινε πάλι στα Settings του Gmail σου (πατώντας στο γρανάζι που βρίσκεται επάνω δεξιά στην οθόνη σου και κλικάροντας Settings)

  • Πάτα Multiple inboxes (θα τα βρεις στο οριζόντιο μενού, που βρίσκεται στην κορυφή της σελίδας Settings.

  • Στην ίδια σελίδα (Multiple inboxes), σκρόλαρε προς τα κάτω και ενεργοποίησε το «Right side of the inbox».

  • Στην ίδια σελίδα (Multiple inboxes) δώσε ονόματα σε κάθε σύμβολο ξεχωριστά, ακριβώς όπως στην παρακάτω εικόνα.

  • Στην ίδια σελίδα (Multiple inboxes) πάτα “Save Changes”.

Tip: Αν θέλεις να προσθέσεις περισσότερα από 4 σύμβολα, εδώ θα βρεις την λίστα με τους κωδικούς όλων των συμβόλων του Gmail σου. Το μόνο που μένει να κάνεις, είναι να ονοματίσεις τα σύμβολα με βάση τις ανάγκες σου.

  • has:red-star

  • has:orange-star

  • has:green-star

  • has:blue-star

  • has:purple-star

  • has:red-bang

  • has:orange-guillemet

  • has:yellow-bang

  • has:green-check

  • has:blue-info

  • has:purple-question

Βήμα 4                                                                                

Ολοκληρώνοντας το βήμα 3, λογικά, ήδη η νέα λειτουργία στο Gmail inbox σου έχει οργανωθεί. Το μόνο που έχεις να κάνεις πλέον, είναι κάθε φορά που θέλεις να κατηγοριοποιήσεις ένα εισερχόμενο (ή εξερχόμενο) email, απλά να πατάς στο διάφανο αστεράκι (που συνοδεύει κάθε email στο inbox σου) επανειλημμένα, μέχρι να εμφανιστεί το σύμβολο που επέλεξες (πχ. κίτρινο θαυμαστικό για τα SOS εισερχόμενα ή μπλε για πράγματα θέλεις να θυμηθείς να διαβάσεις).

Έτσι ουσιαστικά θα έχεις μια διάταξη στο inbox σου, όπου αριστερά στην οθόνη σου, βλέπεις όλα τα email σου και δεξιά, μια κατηγοριοποίηση όπως αυτή της παρακάτω εικόνας.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Aν έχεις ολοκληρώσει όλες τις παραπάνω διαδικασίες και δεν έχει ενεργοποιηθεί ακόμη η νέα λειτουργία του Gmail σου, αυτό σημαίνει πως έχεις παρέμβει στο παρελθόν στις by default λειτουργίες του Gmail σου και έχεις ορίσει φίλτρα, που τώρα δεν σου επιτρέπουν την νέα λειτουργική οργάνωση. Αν θέλεις να απενεργοποιήσεις αυτά τα φίλτρα:

  • Πήγαινε στa Settings

  • Γύρνα την λειτουργία σε default

Aκύρωσε λειτουργίες των tabs και των φίλτρων που όριζαν στο παρελθόν οποιαδήποτε προτεραιότητα (βλ. παρακάτω εικόνα)

businessmentor.gr
Pin It